BPA

La Business Process Automation (BPA) è un processo di gestione delle informazioni, dei dati e dei processi di un’azienda che ha lo scopo di ottimizzare i costi, le risorse e gli investimenti.

Scopo specifico della BPA è quello di aumentare la produttività di un’impresa, automatizzandone i processi chiave attraverso la tecnologia informatica.

Il processo BPA è orientato all’implementazione di applicazioni software per automatizzare le attività aziendali di routine attraverso l’avvio, l’esecuzione e il completamento, garantendo nel contempo l’efficienza del flusso di lavoro a livello aziendale.

È progettato per mantenere l’efficienza e aumentare la stabilità e la produttività operativa di una forza lavoro sottoutilizzata, integrando applicazioni software business-critical.

Lavora analizzando i processi aziendali critici e non critici e le loro relazioni e dipendenze da altri processi aziendali e partner esterni, oltre allo sviluppo, o all’approvvigionamento, di un software automatizzato e di processi informatici.

La BPA si basa su tre principi fondamentali:

  • Orchestrazione: consente alle organizzazioni di creare sistemi che forniscano una gestione centralizzata della sua architettura informatica aziendale.
  • Integrazione: incorpora le funzioni aziendali garantendo che il sistema BPA sia distribuito attraverso i confini incentrati sui processi di un’organizzazione.
  • Esecuzione automatizzata: riduce più attività con un intervento umano minimo.

Business Process Automation: perché automatizzare il business con un software intelligente

Automatizzando i processi aziendali manuali, oltre a quelli che abbiamo accennato, è possibile ottenere altri vantaggi significativi:

  • Maggiore produttività
  • Migliore supporto per i clienti
  • Maggiore efficienza
  • Precisione migliorata
  • Audibilità completa e monitoraggio
  • Soddisfazione lavorativa migliorata

Alcuni tipi di BPA

Automatizzazione intelligente basata su regole specifiche: un motore del flusso di lavoro (chiamato anche “motore delle regole del business”) è un’applicazione che viene eseguita con un sistema di automatizzazione aziendale e prende decisioni in base a regole predefinite.

Queste decisioni di solito comportano il passaggio ad un percorso, ad un’attività o ad un’azione precisa in una definizione del flusso di lavoro, come ad esempio l’assegnazione di un’attività a qualcuno o il salvataggio di un documento in una cartella specifica all’interno di un sistema per la gestione dei documenti.

Analisi just-in-time: le metriche aziendali relative ai processi automatizzati sono archiviate in un database relazionale. Rapporti e informazioni possono essere visualizzati in tempo reale e pianificati per la distribuzione quando gli utenti ne hanno bisogno.

Utilizza report visivi e dashboard per disegnare un’immagine completa che può essere facilmente condivisa all’interno della propria organizzazione.

Con i dashboard e i report, un’azienda può seguire i progressi del proprio team rispetto agli SLA (Service Level Agreement) e utilizzare i tabelloni di valutazione aziendali per tenere traccia dell’efficienza complessiva dei processi aziendali per favorire i miglioramenti.

Open collaboration: anche i processi aziendali più automatizzati richiedono un coinvolgimento umano e una collaborazione manuale ad un certo punto del loro percorso.

Mentre regole, robot e strumenti intelligenti possono aiutare a migliorare i flussi di lavoro aziendali, per contro un processo che si basa esclusivamente sul pilota  automatico può portare, in fase finale, a generare risultati imprevisti.

Quando invece le persone sono coinvolte nel processo, hanno bisogno di strumenti che permettano loro di collaborare e di rispondere anche alle domande degli utenti (e non solo).

Per esempio, un cliente potrebbe fornire informazioni insufficienti per richiedere un rimborso e domandare perché la sua richiesta non è stata evasa.

Includere i discussion tools come parte del processo consente alle parti interessate di comunicare direttamente, sia prima, sia durante e alla fine di quel processo.

Come automatizzare il tuo business: i passi da compiere

1.Automatizza prima i processi più semplici: per iniziare l’automatizzazione del tuo business, scegli dapprima le attività più semplici e in cui non esiste un valore umano aggiunto. La BPA ti permetterà di evitare errori umani e di risparmiare tempo nell’esecuzione.

2.Costruisci una cultura che abbraccia la BPA: i dipendenti sono spesso riluttanti ad accettare l’automatizzazione, perché si preoccupano che, in questo modo, la tecnologia eliminerà il loro lavoro e loro saranno licenziati. Quando inizi a parlare di BPA, parla dapprima dei suoi vantaggi con i tuoi dipendenti, sottolineando come quest’ultima permetterà loro di crescere e di raggiungere posizioni di livello superiore.

3.Concentrati all’inizio su una sola funzione aziendale: per cominciare il processo di automatizzazione, scegli all’inizio un’attività con un ROI solido, poi passa alla funzione successiva. Una volta ottenuti i primi risultati, saranno i tuoi dipendenti a chiederti di automatizzare determinate funzioni.

4.Automatizza il processo: non affrontare massicce iniziative di Business Automation, ma comincia con un’automatizzazione graduale. Ciò ti permetterà non solo di risparmiare, ma eviterà anche possibili collassi del sistema, soprattutto se sei alle prime armi.

5.Crea un ufficio di servizi di automatizzazione: raggiunto un certo livello, ti accorgerai che, tra i tuoi dipendenti, ci sono due o tre persone esperte di BPA. Non aver paura quindi di creare un ufficio di servizi di automatizzazione.

6.Costruisci una storia: documenta tutto ciò che stai facendo, dicendo come hai iniziato, quanto hai speso, quali sono stati i risultati, eccetera. E fallo per ogni progetto. In caso contrario, darai per scontato quanto sei arrivato lontano ed esiterai a premere il grilletto sui progetti che potrebbero produrre ROI incredibili.

7.Impara dai leader: trova l’esperto di BPA in una grande azienda e mettiti in contatto con lui per guidare la tua iniziativa. Queste persone aggiungono immediatamente un grande valore, perché hanno la visione di dove arriverai tra due o tre anni, sanno come raggiungere l’obiettivo in modo giusto e comprendono anche la gestione richiesta per il cambiamento organizzativo. Detto in poche parole, sanno dove iniziare in piccolo e finire in grande.

8.Scegli un partner tecnologico: se raggiungi un punto in cui vuoi attirare un fornitore, la chiave è guardare dove vuoi arrivare tra qualche anno e assicurarti che il tuo partner abbia il giusto livello di portata, l’innovazione e la tecnologia necessaria e che possa scalare con te.

Per esempio, pensa a dove vuoi arrivare tra tre anni, poi assicurati che il tuo fornitore possa supportare tale visione e che l’economia funzioni per la tua azienda.

Implementazione della BPA in un’azienda

Una volta che i processi aziendali sono stati sviluppati e testati, è arrivato il momento di distribuirli agli utenti interessati

In alcuni casi potrebbe trattarsi dell’intera popolazione di dipendenti, in altri potrebbe essere soltanto un singolo reparto, fornitori esterni o clienti.

L’accesso ai processi è fornito tramite un portale web, dove gli utenti possono inviare richieste, controllare gli stati o completare le attività in base al proprio ruolo.

Questo portale self-service ospita tutti i processi e tutti i moduli, ma i dipendenti potranno interagire tra di loro anche tramite avvisi email.

Per esempio, un manager può ricevere un avviso email che indica che è necessaria la sua approvazione per un nuovo assunto.

In questo caso il manager clicca semplicemente sulla scritta Approva, presente nell’email, e il sistema di automatizzazione del processo aggiorna l’attività e procede con il passaggio successivo.

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